Meni

10 najboljih sustava za upravljanje dokumentima za bolji tijek rada

  • Glavni
  • Ostalo
  • 10 najboljih sustava za upravljanje dokumentima za bolji tijek rada

10 best document management systems

Isprobajte Naš Instrument Za Uklanjanje Problema

Najčešće korišteni sustav za upravljanje dokumentima:

Stalnim procesom digitalizacije ljudi žele smanjiti svoj rad na papiru i očekuju da će im pristupiti važnim dokumentima s bilo kojeg mjesta i u bilo koje vrijeme.

Sustavi za upravljanje dokumentima najbolje su rješenje za olakšavanje ovog zadatka. Čitači PDF-a najbolji su primjer sustava za upravljanje dokumentima putem kojeg PDF datoteci možete pristupiti izvan mreže i pohraniti je za pregled, pa čak i ispis i objavljivanje bilo kad i na bilo kojem mjestu.

Sustavi za upravljanje dokumentima također su poznati kao Sustavi za upravljanje sadržajem i široko se smatraju komponentom upravljanja sadržajem u poduzeću (ECM). Povezan je s upravljanjem zapisima, tijekovima rada, upravljanjem digitalnim sredstvima itd.

Sustav za upravljanje dokumentima

U ovom uputstvu detaljno ćemo pogledati najpopularnije sustave za upravljanje dokumentima koje koriste brojne uspješne organizacije za učinkovito upravljanje svojim papirnatim dokumentima.

Što ćete naučiti:

Što je upravljanje dokumentima?

Upravljanje dokumentima može se definirati kao način na koji organizacije koriste za upravljanje i praćenje elektroničkih dokumenata.

Smjernice za bolje razumijevanje upravljanja dokumentima:

  • Istodobno, ali odvojeno uređivanje dokumenata kako bi se izbjegao sukob prepisivanja.
  • Za povratak na zadnju točnu verziju dokumenta u slučaju pogreške.
  • Kontrola verzija za razlikovanje dvije različite verzije.
  • Rekonstrukcija dokumenata.

Danas je Upravljanje dokumentima dostupno od male samostalne aplikacije do velikih konfiguracija širom poduzeća koje uključuju standardne značajke popunjavanja dokumenata.

Te značajke uključuju:

  • Mjesto pohrane
  • Sigurnost i kontrola pristupa
  • Revizija i indeksiranje
  • Klasifikacija, pretraživanje i pronalaženje
  • Integracija s desktop aplikacijom

Sustavi za upravljanje dokumentima

Sustavi za upravljanje dokumentima odnose se na upravljanje dokumentima i pristup elektroničkim putem.

Poduzetnički sustavi za upravljanje sadržajem upravljaju i kontroliraju digitalne dokumente izrađene pomoću programa Microsoft Office Suite i računovodstvenog softvera poput CAD-a itd.

Elektronički sustav za upravljanje dokumentima trebao bi sadržavati dolje navedene komponente kako bi se pokazao učinkovitim:

  • Uvoz: Da biste otvorili novi dokument u sustav.
  • Pohrana: Za održavanje sistemskih datoteka i korištenje pohrane.
  • Identitet: Za precizno preuzimanje dokumenata dodjeljivanjem indeksa.
  • Izvoz: Za uklanjanje predmeta iz sustava.
  • Sigurnost: Zaštita lozinkom na određenim datotekama za ovlaštene korisnike.

=> Kontaktirajte nas da ovdje predložim popis.

Najpopularniji sustavi za upravljanje dokumentima

Razmotrimo neke od popularnih sustava za upravljanje dokumentima koji se široko koriste za smanjenje dokumentacije na papiru i poboljšanje performansi organizacije na temelju dokumenata.

  1. pCloud
  2. HubSpot
  3. Alfresco
  4. LogicalDOC
  5. Ured Feng
  6. Nuxeo
  7. Stablo znanja
  8. Sjeme DMS
  9. Kutija za slučajeve
  10. MasterControl dokumenti
  11. M-dosjei
  12. Worldox
  13. Dokmee
  14. ademerit

Nabavite BESPLATNE citate za sustav upravljanja dokumentima


# 1) pCloud

pCloud

Ključne značajke

  • pCloud omogućit će vam postavljanje dopuštenja za grupu ili pojedinačne razine pristupa.
  • Pristupom podacima možete upravljati putem dijeljenih mapa.
  • Omogućit će vam komentiranje datoteka i mapa.
  • Održava detaljne zapisnike aktivnosti računa.
  • Možete pristupiti bilo kojoj prethodnoj verziji datoteka.
  • Ima funkcionalnosti za upravljanje datotekama, dijeljenje, osiguravanje, izradu verzija datoteka, izradu sigurnosnih kopija datoteka i upravljanje digitalnim sredstvima.
=> Posjetite web stranicu pCloud

# 2) HubSpot

Nadzorna ploča HubSpot-a

Značajke:

  • HubSpot Softver za upravljanje prodajnim dokumentima i praćenje prodaje bit će koristan za izgradnju biblioteke prodajnih sadržaja za cijeli tim.
  • Moći ćete dijeliti dokumente iz svoje pristigle pošte na Gmailu ili Outlooku.
  • Upozorit će vas kada će se potencijalni klijenti angažirati sa sadržajem koji ste poslali.
  • Pružit će uvid u to kako je prodajni sadržaj koristan za pomicanje vašeg prodajnog procesa naprijed, koliko često tim koristi taj sadržaj.
  • HubSpot ima sveobuhvatan prodajni softver s puno značajki kao što su praćenje e-pošte, zakazivanje e-pošte, automatizacija prodaje, chat uživo, izvještavanje itd.
=> Posjetite web mjesto HubSpot

# 3) Alfresco

Alfresco

Ključne značajke:

  • To je ECM otvorenog koda koji pruža upravljanje dokumentima, suradnju, upravljanje znanjem i web sadržajem, upravljanje zapisima i slikama, spremište sadržaja i tijek rada
  • Podržava datotečni sustav Common Interface (CIFS) koji omogućuje kompatibilnost dokumenata sa sustavom Windows, kao i s operativnim sustavima poput Unixa.
  • Alfresco dolazi s podrškom za API i radi kao pozadina za pohranu i preuzimanje sadržaja.
  • Jednostavna prilagodba i kontrola verzija najbolje su značajke Alfresca, ali su prilično složene za upotrebu

Službena poveznica: Alfresco

# 4) LogicalDOC

LogicalDOC

Ključne značajke:

  • LogicalDOC je sustav zasnovan na Javi otvorenog koda i može mu pristupiti bilo koji web preglednik
  • Ovom sustavu možete pristupiti na vlastitoj mreži i omogućuje stvaranje i upravljanje bilo kojim brojem dokumenata.
  • Pomaže u poboljšanju produktivnosti i suradnje sustava za upravljanje dokumentima.
  • Omogućuje brz pristup i jednostavno preuzimanje sadržaja.
  • Koristi Java Frameworks poput Hibernate, Lucene i Spring kako bi pružio vrlo fleksibilno rješenje za upravljanje dokumentima.
  • Dolazi s nizom dobro definiranog API-ja za integraciju s aplikacijama trećih strana.

Službena poveznica: LogicalDOC

# 5) Feng ured

Ured Feng

Ključne značajke:

  • Feng Office je DMS otvorenog koda s mrežnom platformom za suradnju.
  • Neke dobre značajke Feng Officea uključuju praćenje vremena, Gantt Chart, upravljanje zadacima i upravljanje znanjem.
  • Jednostavan je za upotrebu i omogućuje vam označavanje predmeta.
  • Možete čak istovremeno pratiti i slati sadržaj više korisnika.
  • Jedini nedostatak je taj što neke njegove značajke uz svako ažuriranje plaća samo uz naplatu.

Službena poveznica: Feng Ured

# 6) Nuxeo

Nuxeo

Ključne značajke:

  • Nuxeo je sustav otvorenog koda koji upravlja protokom sadržaja kroz poslovni ciklus.
  • Provjereni sustav smanjuje potrošnju vremena potrebnu za pretraživanje i pronalaženje sadržaja.
  • Pruža brojne načine za snimanje sadržaja, uključujući skeniranje slika.
  • Zapisivanje revizije jedna je od dobrih značajki koju možete koristiti za praćenje sadržaja, a to je i lakši način.
  • Poslužuje bogat skup API-ja, robusnu platformu, jednostavno prilagođavanje i održavanje projekata.
  • No, prilično je nezgodno za početnike, a neke prilagodbe instanci također mogu postati složene.

Službena poveznica: Nuxeo

# 7) Stablo znanja

Stablo znanja

Ključne značajke:

  • Sustav za upravljanje dokumentima otvorenog koda koji omogućuje praćenje, dijeljenje i osiguravanje sadržaja.
  • Posjeduju značajke kao što su metapodaci, tijek rada, spremište dokumenata pod nadzorom verzija i podrška za WebDAV.
  • Možete doći do pravog sadržaja u pravo vrijeme.
  • Značajka brze igre omogućuje korisniku stvaranje i upravljanje kadencama sadržaja.

Službena poveznica: Stablo znanja

# 8) Sjeme DMS

Sjeme DMS

Ključne značajke:

  • Seed DMS je jednostavan za upotrebu i sustav za upravljanje dokumentima otvorenog koda.
  • Ovaj DMS posebno se temelji na PHP-u, MySQL-u i sqlite3.
  • Služio je kao potpuno razvijena platforma spremna za poduzeće za praćenje, pristup, pohranu i dijeljenje dokumenata.
  • Može se smatrati sljedećom verzijom LetoDMS-a i u potpunosti je kompatibilan s njom.
  • Omogućuje uređivanje dokumenata dostupnih u HTML formatu.
  • Možete pripremiti internetsku prezentaciju koja omogućuje suradnju u stvarnom vremenu.

Službena poveznica: Sjeme DMS

# 9) Kutija za slučajeve

Kutija za slučajeve

Ključne značajke:

  • Casebox je proširivi alat za proširenje upravljanja sadržajem, projektima i ljudskim resursima.
  • Dizajniran je za podršku upravljanju zadacima, praćenju, pretraživanju cijelog teksta, nasljeđivanju podataka itd.
  • Također, Casebox dolazi s izvrsnim mehanizmom kontrole verzija i služi uvjetnoj logici za podršku upravljanju zapisima.
  • Casebox vam pomaže da pohranite i zaključate više datoteka na jednom mjestu s korisničkom kontrolom.
  • Casebox također osigurava sigurno hosting uz pomoć SSL šifriranja na šifriranom poslužitelju.
  • Virtualna privatna mreža (VPN) može zaštititi vašu komunikaciju.

Službena poveznica: Kutija za slučajeve

# 10) MasterControl dokumenti

MasterControl dokumenti

najbolji besplatni čistač registra 7

Ključne značajke:

  • MasterControl Inc. je komercijalni sustav zasnovan na oblaku koji omogućuje bržu isporuku proizvoda smanjenjem ukupnih troškova i potrošnje vremena potrebnih za upravljanje dokumentima i sadržajem.
  • Povećava učinkovitost proizvoda i sigurno upravlja informacijama tvrtke
  • Ovaj sustav nudi značajke poput kontrole dokumenata, upravljanja revizijom, upravljanja kvalitetom i drugih regulatornih procesa.
  • Osim ovih, postoje i neke druge značajke koje ovaj alat služi kao što su upravljanje usklađenošću, suradnja, kontrola pristupa, upravljanje ispisom, kontrola verzija, isporuka i indeksiranje dokumenata, suradnja i pretraživanje cjelovitog teksta.

Službena poveznica: MasterControl

# 11) M-datoteke

M-dosjei

Ključne značajke:

  • M-Files pomaže u sigurnom upravljanju vašim podacima pomoću značajke Check-out.
  • Ova značajka prati vaše dokumente prilikom svake male i velike promjene.
  • To je koristan, jednostavan za primjenu sustav i robustan sustav za upravljanje dokumentima.
  • Dostupan je i za Windows i Mac, također kompatibilan s Android i iOS uređajima.
  • M-datoteke se lako mogu integrirati s drugim aplikacijama i izbjegava dupliciranje.

Službena poveznica: M-dosjei

# 12) Worldox

Worldox

Ključne značajke:

  • Worldox je komercijalni i sveobuhvatan sustav koji upravlja dokumentima i e-poštom.
  • Worldox dolazi sa značajkama indeksiranja pod nazivom Arhiviranje i zadržavanje što čini podatke dostupnima odmah kad god je to potrebno.
  • Može se integrirati s SharePointom i implementirati sa sustavima Windows, Android, Mac, iOS i Cloud.
  • Značajke Worldoxa za upravljanje dokumentima uključuju upravljanje usklađenošću, kontrolu pristupa, pretvorbu i indeksiranje dokumenata, upravljanje e-poštom, kontrolu verzija i pretraživanje cijelog teksta.

Službena poveznica: Worldox

# 13) Dokmee

Dokmee

Ključne značajke:

  • Dokmee je komercijalni sustav za upravljanje dokumentima zasnovan na oblaku s učinkovitošću i sigurnošću vaših dokumenata.
  • Dokmee nudi više radnih površina, kao i web konfiguraciju, korisničko sučelje, alate za hvatanje i uređivanje.
  • Dokmee podržava izvrsne značajke automatizacije s funkcijama indeksiranja jezgre i pretraživanja.
  • Omogućuje skup alata za slikanje i praćenje dokumenata za bolju podršku.

Službena poveznica: Dokmee

# 14) ademerit

ademerit

Ključne značajke:

  • Podržava centralizirani upravljački mehanizam za pohranu dokumenata na jednom mjestu.
  • Vaši digitalni dokumenti mogu se brzo organizirati uz logičnu stručnost i biti dostupni u komercijalnim verzijama i u verzijama otvorenog koda.
  • Skenirani dokumenti mogu se pretvoriti u PDF-ove za pretraživanje pomoću značajke optičkog prepoznavanja znakova (OCR).
  • Agilan mrežni sustav sprema vašu datoteku u oblak, ali ne izrađuje sigurnosnu kopiju podataka automatski i podaci se ne mogu vratiti.
  • Kompatibilan sa svim operativnim sustavima i na taj način omogućuje pretraživanje cjelovitog teksta i kontrolu verzija.

Službena poveznica: ademerit

Osim ovih, 12 najboljih sustava upravljanja dokumentima, imamo još nekoliko koji se mogu dodati na gornji popis. U nastavku sam ih kratko upoznao.

Dodatni alati

#petnaest) eFileCabinet : Ovaj komercijalni alat može se integrirati sa svim aplikacijama Microsoft Office. Dostupan je s nekoliko verzija hostovanih i poslužiteljskih dokumenata.

Njegova jedinstvena značajka Workflow omogućuje vam učinkovito planiranje zadataka.

Službena poveznica: eFileCabinet

# 16) ContractZen : Pomaže u upravljanju važnim dokumentima sa svim pojedinostima, poput datuma i sadržaja.

Možete pripremiti unutarnju i vanjsku reviziju koristeći svoje dokumente u ContractZenu.

Službena poveznica: ContractZen

# 17) MaxxVault : MaxxVault nudi Enterprise Document Management Systems (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) i Cloud Document Management Solutions za upravljanje vašim dokumentima.

Pomaže u smanjenju troškova produktivnosti s potpunom podrškom za automatizaciju.

Službena poveznica: MaxxVault

# 18) DocsVault : Sustavi za upravljanje dokumentima DocsVault isporučuju se s najprikladnijim značajkama za upravljanje i praćenje vaših dokumenata.

Uključuje kontrolu verzija, sigurnost dokumenata, staze i povijest revizije, tijekove rada elektroničkih dokumenata, profiliranje dokumenata i označavanje itd.

Službena poveznica: DocsVault

# 19) eVault : eVault je mrežni sustav za upravljanje dokumentima. Omogućuje upravljanje usklađenošću, upravljanje višestrukom hijerarhijom itd.

Kao i bilo koji drugi sustav za upravljanje dokumentima, eVault također nudi kontrolu pristupa, indeksiranje dokumenata, kontrolu verzija itd.

Službena poveznica: eVault

#dvadeset) Katalizator : Catalyst je razvio više komercijalnih proizvoda kao što su Catalyst Insights na temelju XML-a, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track i OnRamp.

Razvijen je s više usluga jezične podrške.

Službena poveznica: Katalizator

# 21) D. rupal : Drupal je sustav za upravljanje sadržajem otvorenog koda koji je poznat po svojim značajkama kao što su Autoriranje sadržaja, Izvedba i Sigurnost.

Modularnost je osnovno načelo Drupala. Ovaj je sustav fleksibilan, skalabilan i jednostavan za upotrebu. Pomoću Drupala možete stvoriti vlastiti integrirani digitalni okvir.

Službena poveznica: Dr. pala

# 22) Virtualan Ured : Virtualni ured ima značajku pretraživanja za pretraživanje bilo kojeg teksta, autora, atributa itd.

Također pruža dobro upravljanje datotekama sa sigurnom pohranom. Usklađuje se s poslovnim kontekstom i brzo pronalazi informacije u pravo vrijeme.

Daljnje čitanje = >> Softver za zaključavanje gornjih mapa za Windows 10

Službena poveznica: Virtualan Ured

# 2. 3) bitfarm arhiva : bitfarm-Archiv je sustav za upravljanje dokumentima otvorenog koda i upravljanje sadržajem poduzeća za arhiviranje s provjerom.

Neke važne značajke uključuju automatsko arhiviranje više izvora dokumenata, pretraživanje cjelovitog teksta, fleksibilnu konfiguraciju itd.

Službena poveznica: bitfarm arhiva

To je to!! Gotovi smo s najpopularnijim sustavima za upravljanje dokumentima.

Možete odabrati jednog ili više prema vašim zahtjevima i vidjeti koji će biti najprikladniji za vašu organizaciju. Korištenjem ovog softvera povećava se ukupna produktivnost, što olakšava i fleksibilnost zadataka.

Zaključak

Upravljanje dokumentima smanjuje udio napora i vremena utrošenog na upravljanje dokumentima i sadržajem.

pitanje i odgovori na intervju za testiranje softvera za iskusne

Upravljanje papirologijom i praćenje evidencija dosadan je posao za onoga tko s njom rukuje, ali gore spomenuti softveri itekako pomažu u fleksibilnosti u kraćem vremenu.

Sustavi za upravljanje dokumentima hvataju i organiziraju dokumente u elektroničke dokumente radi pristupa, upravljanja i praćenja u bilo kojem trenutku prema vašoj potrebi. Snimanje i indeksiranje sjajne su značajke DMS-a koje se koriste za kombiniranje više i većih dokumenata odjednom.

=> Kontaktirajte nas da ovdje predložim popis.

Nadam se da biste odabrali jednu s gornjeg popisa !!!

Preporučena literatura

^