sharepoint document management system tutorial
Dubinska analiza sustava za upravljanje dokumentima SharePoint, njegove verzije i značajke:
U ovom ćemo članku razgovarati o tome što je SharePoint, kako stvoriti sustav za upravljanje dokumentima SharePoint, o prednostima i nedostacima korištenja SharePointa i različitim vrstama preuzimanja.
Upravljanje ogromnom količinom dokumentacije u bilo kojoj organizaciji može biti vrlo iscrpljujuće i vremenski i radno, ali i dalje može biti sklono pogreškama. Međutim, ključno je zadržati sve dokumente na mjestu kako bi projekt mogao nesmetano teći.
Sve organizacije trebaju robustan sustav kako bi svoju dokumentaciju čuvale sigurno i u pravom redoslijedu. Zaronimo dublje u jedan od najsnažnijih sustava za upravljanje dokumentima koje nudi SharePoint - Microsoftov proizvod.
Što ćete naučiti:
- Što je sustav za upravljanje dokumentima?
- Što je SharePoint?
- Preduvjeti za stvaranje sustava za upravljanje dokumentima u SharePointu
- Stvaranje sustava za upravljanje dokumentima u SharePointu
- Značajke sustava upravljanja dokumentima SharePoint
Što je sustav za upravljanje dokumentima?
Sustav za upravljanje dokumentima je softver koji kontrolira i prati cjelokupni životni ciklus dokumenata. Životni ciklus dokumenta sastoji se od različitih koraka, od samog početka do deaktiviranja.
dvostruko povezani popis c ++ tutorial
Korištenjem sustava za upravljanje dokumentima, dokument koji se kreira može se pohraniti i pratiti kroz svaku verziju istog, pokrivajući svaku promjenjivu značajku dokumenta, uključujući sve detalje njegove izmjene, revizije i upotrebe.
Što je životni ciklus dokumenta?
Pet osnovnih koraka životnog ciklusa dokumenta su:
1) planiranje
Faza planiranja je mjesto gdje se skicira plan onoga što dokument mora sadržavati. Razmišlja se o načinu strukturiranja dokumenta i prikupljanju potrebnih podataka za stvaranje dokumenta
2) Stvaranje
U ovoj se fazi izrađuje i numerira nacrt verzije dokumenta. Na primjer - verzija 1.0; tijekom koje autor stvara dokument spreman za pregled.
3) Pregled
U ovom se koraku nacrt verzije ili prva verzija dokumenta prosljeđuje recenzentu. Recenzent pažljivo pregledava dokument i predlaže sve potrebne promjene.
4) Izmjena
Tijekom uređivanja, autor ili ponekad urednik dogovara se o potrebnim promjenama i radi na dokumentu kako bi uvrstio promjene.
5) Odobrenje
Ovo je posljednji korak, tijekom kojeg dokument odlazi na odobrenje predmetnom stručnjaku koji je ovlašten za njegovo potpisivanje.
Gornji koraci životnog ciklusa dokumenta mogu sadržavati više koraka, na temelju uvjeta organizacije i kapaciteta projekta. Tako složenim životnim ciklusom dokumenta može se lako rukovati pomoću moćnog alata kao što je SharePoint.
U sljedećem ćemo odjeljku vidjeti što je SharePoint i kako se može koristiti za upravljanje dokumentima?
SharePoint je suradnička platforma koja omogućuje paralelnu upotrebu i višekorisničke aktivnosti u organizacijama za pohranu i upravljanje jednostavnim i složenim rješenjima za upravljanje podacima.
SharePoint je Microsoft pokrenuo 2003. godine. Microsoft je od svog osnutka razvio razne verzije SharePoint proizvoda i preuzimanja kako bi odgovarali različitim potrebama kupaca.
1) SharePoint Online
Ovo je usluga zasnovana na oblaku koja tvrtki omogućuje pretplatu na usluge SharePoint Online i održavanje transakcija dokumenata sa svim dionicima koji koriste platformu u oblaku, umjesto da SharePoint instalira lokalno lokalno.
2) SharePoint poslužitelj
Na temelju poslovnih potreba, SharePoint se može instalirati i implementirati lokalno pomoću verzije SharePoint Server.
Osim gore navedene dvije vrste preuzimanja, postoji još nekoliko dostupnih verzija.
The SharePoint Foundation , koja je starija verzija SharePointa, dostupna samo u SharePointu 2013. To se još uvijek često koristi. Također, postoji i SharePoint Designer 2013 koristi se za izgradnju rješenja s omogućenim tijekom rada. Popularno poznati OneDrive, koji ima svoju verziju za tvrtke koja se zove OneDrive Business sync.
Dakle, na temelju zahtjeva i kapaciteta tvrtke, kupci mogu preuzeti odgovarajuću verziju SharePointa kako bi zadovoljili svoje potrebe.
U ovom ćemo odjeljku vidjeti koliko je korisno za organizaciju odabrati SharePoint za upravljanje dokumentima.
Prednosti upotrebe SharePointa za upravljanje dokumentima:
1) Visoka sigurnost i integritet
Sigurnosne značajke Microsoft SharePointa toliko su robusne da se korisnik nikada neće morati brinuti zbog neovlaštenog pristupa datotekama s povjerljivim informacijama ili neuspjelog integriteta aplikacije.
2) user-friendly
SharePoint je izgrađen, imajući na umu sve razine dionika koji mogu koristiti ovaj alat, pa je stoga dizajniran na takav način da je jednostavan za upotrebu za sve korisnike.
3) Administracija u cjelini
SharePoint sadrži konzolu za središnju administraciju pomoću koje će administracija imati pristup dodavanju svojih značajki, postavki i konfiguracije s potpunom kontrolom.
4) Prilagođavanje
Razina prilagodbe koju SharePoint pruža programerima je vrlo velika, koristeći ovu; alat se može doraditi i potpuno prilagoditi prema poslovnim zahtjevima.
5) Suradnja
Ovo je najbolja i jedna od najvažnijih značajki SharePointa koja pomaže svim korisnicima SharePointa u poslu da ostanu u suradnji i ažuriraju se te da budu u toku sa svakom fazom životnog ciklusa dokumenata. Najnovija verzija SharePointa također omogućuje strujanje podataka u stvarnom vremenu.
Bez obzira koliko je sustav kvalitetan, uvijek će postojati neke nedostatke. No, važno je da korisnik odredi prioritete i zahtjeve za uporabu kako bi odvagao prednosti nad minusima.
alati za testiranje otpornosti na stres za web aplikaciju
Protiv upotrebe SharePointa za upravljanje dokumentima:
1) Na mreži
Kao što znamo, za pristup SharePointu potreban je Internet koji treba čvrstu mrežu, a čak i čvrsta mrežna veza ponekad može propasti. U takvim trenucima korištenje SharePointa postaje nemoguće zbog njegove ovisnosti o Internetu.
2) Paket mnogih zadataka
Znamo da SharePoint ima više potencijala od samog spremanja dokumenata, poput automatiziranih tijekova rada itd. Stoga, za malu tvrtku koja samo treba alat za internetsku pohranu dokumenata, na tržištu postoje i drugi prikladniji alati.
3) Pretplata
Svaki novi zaposlenik koji dobije pristup SharePointu treba platiti za svoju pretplatu svakog mjeseca, što bi moglo ispasti skupo za organizacije s manjim zahtjevima i nižim proračunom.
Prije nego što kreiramo i zaronimo u navigacijske aspekte upravljanja podacima u SharePointu, ovdje vidimo zahtjeve koji moraju biti na snazi:
1) Odredite vrsta dokumenata koji će ući u sustav:
Na temelju vrste dokumenta koji ulazi u sustav, korisnici će moći postaviti a predložak za svaku vrstu dokumenta, tako da je spreman za upotrebu.
2) Navedite vrsta informacija koje se moraju prikupiti za svaki dokument:
Najvažnije je imati metapodatke na mjestu za preneseni dokument, stoga je potrebno navesti i postaviti polja koja se popunjavaju za metapodatke, tako da svi korisnici imaju sve potrebne informacije o prenesenim dokumentima. Također bi se na temelju toga moglo odlučiti o mjesto ili put , gdje je dokument smješten u sustav
3) Raditi sa Metapodaci :
Za razliku od tradicionalnog postavljanja mapa i podmapa koje zauzimaju neizmjernu memoriju i još uvijek ne drže sve organizirano onako kako se očekuje, u SharePointu koristimo metapodatke kako bismo ih učinili sustavnijima i pristupačnijima.
Dakle, evo kako podešavamo sustav SharePoint prema metapodacima - svaki preneseni dokument mora biti označen odgovarajućim i unaprijed definiranim metapodacima. Uz to, pretraživanje pomoću ključnih riječi daje najprikladnije / najtočnije rezultate.
4) Sadržaj Vrste:
Također je važno organizirati vrste sadržaja u sustavu za upravljanje dokumentima. Vrsta sadržaja nije ništa drugo do doslovno - vrsta sadržaja. Dokumente možete kategorizirati na temelju vrste sadržaja koji imate.
Na primjer: Ako postoji deset brojanja word dokumenata koji su HLD-ovi, pet excel listova ispitnih slučajeva i dva broja word dokumenata testnih planova, onda se, na temelju vrste sadržaja, mogu klasificirati. U više specifičnih pojmova za SharePoint, vrste sadržaja sadrže vrste metapodataka prema kojima je sadržaj klasificiran.
Vrste sadržaja mogu se ponovno koristiti za različite scenarije i zahtjeve. U postavkama SharePointa postoji čitav niz opcija za stvaranje novih vrsta sadržaja i za uključivanje vrste sadržaja u skupinu koja se može pretraživati za buduću upotrebu.
5) Kontrola pristupa :
otvorite xml datoteku u Excelu
Na temelju gornjih točaka, kontrola pristupa može se dati, kako bi se korisnicima omogućilo da zaštite svoje dokumente i budu dostupni samo odabranim korisnicima.
Također, postavljanje uloga za različite korisnike s različitim stupnjevima kontrole nad dokumentom (stvaranje, pregled, brisanje i odobravanje dokumenta, itd.) je moguće.
6) SharePoint 2013 također uključuje Politike za dokumente koji osiguravaju da udovoljavaju korporativnim smjernicama i zakonskim zahtjevima.
(slika izvor )
Ovaj odjeljak objašnjava kako se datoteke prenose u sustav SharePoint i mogućnosti upotrebe datoteka.
1) Uz SharePoint's jednostavno sučelje , datoteka se može prenijeti jednostavnim korištenjem funkcije 'upload' ili gumba za prijenos. Točno na način na koji odabirete datoteku za dodavanje u e-poštu.
2) Nakon učitavanja dokumenta, puno unosi se mogu popuniti na temelju projekta . Na primjer, ako se radi o projektu s mnogo modula, tada možete imati polja koja treba popuniti detaljima da označe kojem modulu pripada datoteka.
3) Nakon što popunite sve pojedinosti, datoteku možete spremiti, a datoteka se s nekim prenosi u sustav automatski popunjeni metapodaci poput, tko je stvorio datoteku, kada je datoteka stvorena, broj verzije itd. i nekoliko ispunjenih podataka poput detalja o modulu itd.
4) Svaki put kad se dokument modificira, verzija je navedena u njegovoj povijesti i korisnici mogu vidjeti povijest verzija dokumenta - ili samo radi pregledavanja ili za vraćanje datoteke na određenu prethodnu verziju.
5) Nakon što se dokument prenese u SharePoint, za svaku se datoteku uvijek stvori veza. Ovaj link se može dijeliti u dvije svrhe - pregledati ili urediti.
6) Ako imate Office 365, također možete potražite bilo koji dokument u SharePointu s funkcijom pretraživanja na lokalnom stroju.
7) Dokumenti se mogu stvarati, mijenjati i brisati s odgovarajućim dozvolama, u bilo kojem trenutku na temelju promjenjivih poslovnih zahtjeva ili potreba.
Kada se datoteka dokumenta kreira za projekt koji se kontinuirano poboljšava i mijenja, izmjena datog dokumenta također postaje trajni proces. Prije deset godina, čak i uz upotrebu vrhunske tehnologije, dok je više korisnika moglo pristupiti dijeljenim mapama i pogonima, samo bi jedna osoba - administrator, imala prava na promjene u datotekama na zajedničkim pogonima, što bi bilo nedovoljno .
Danas, uz upotrebu SharePointa, imamo mnogo zanimljivih značajki koje svim pretplatnicima pružaju jednaku mogućnost da zadovolje zahtjeve svojih uloga, a da pritom ne moraju ugroziti vlastiti rad ili posao koji na dokumentu radi druga osoba.
Evo nekoliko značajki koje SharePoint čine zanimljivim:
1) Izrada verzija
SharePoint omogućuje svakom korisniku čitanje ili izmjene iste datoteke dokumenta, a svakoj verziji dokumenta daje jedinstveni broj verzije, popraćen komentarima korisnika, navodeći koje su promjene izvršene u ovoj fazi ili u ovoj verziji dokumenta.
2) Zaključavanje datoteke
Osoba koja koristi datoteku za njezinu izmjenu zaključava datoteku pomoću značajke Check-out tako da nema sukoba u održavanju ispravne verzije datoteke i da se svaka izvršena promjena ispravno bilježi u nizu.
Nakon što osoba završi s radom s datotekom, koristi značajku prijave da bi otključala datoteku kako bi drugom korisniku omogućila da slično preuzme kontrolu.
Na primjer, ako korisnik A mora izmijeniti podatke u datoteci X, a korisnik B također ima zadatak izmijeniti istu datoteku. Korisnik A pristupi datoteci X na SharePointu u trenutku 00:01, a korisnik B pristupi joj u trenutku 00:03, a zatim korisnik A pristupi njoj, odjavi se kako bi izmijenio datoteku tako da je korisnik B ne može istodobno izmijeniti vrijeme. Nakon završetka, korisnik A vrši prijavu. Nakon prijave od strane korisnika A, korisnik B dobiva obavijest, tako da mu sada može pristupiti, odjaviti se i izvršiti svoje preinake, a zatim i Prijava nakon što obavi.
3) Metapodaci
SharePoint pruža detaljne informacije o trenutnom statusu datoteke, na primjer, kada je datoteka izmijenjena, tko je promijenio datoteku, je li odobrena najnovija izmjena, poveznicu na dokument itd. Takav detaljan status dokumenta pomaže svakom poslovni dionik koji ima pristup datoteci, stječe cjelovit uvid u trenutni status.
Zaključak
SharePointov sustav za upravljanje dokumentima zajedničko je spremište datoteka, bilo platformi zasnovanih na oblaku ili poslužitelju, jednostavno je za upotrebu i ima ugrađene sigurnosne značajke.
Iako na tržištu može postojati mnogo takvih alata, koji mogu biti jeftiniji i lakši za upotrebu, Microsoftov SharePoint ima izvrsne značajke za robusni sustav za upravljanje dokumentima.
Preporučena literatura
- Dubinski vodiči za pomračenje za početnike
- 10 najboljih sustava za upravljanje dokumentima za bolji tijek rada
- SVN Vodič: Upravljanje izvornim kodom pomoću Subverzije
- Vodič za Bugzilla: Praktični vodič za alat za upravljanje nedostacima
- Vodič za TestLink: Vodič za laike za alat za upravljanje testom TestLink (Tutorial # 1)
- TestLink Tutorial 4 - Test Metrics, upravljanje ključnim riječima, prilagođena polja i grafikoni izvještaja o testiranju
- Vodič za administraciju JIRA: Administrator i upravljanje korisnicima JIRA
- Vodič za alat za upravljanje nedostacima u programu IBM Rational Team