Meni

Kako napisati učinkovitu e-poštu timu za provjeru kvaliteta (ili bilo kojem drugom) (Uključen je uzorak e-pošte)

  • Glavni
  • Vještine Qa Tima
  • Kako napisati učinkovitu e-poštu timu za provjeru kvaliteta (ili bilo kojem drugom) (Uključen je uzorak e-pošte)

how write effective emails qa

Isprobajte Naš Instrument Za Uklanjanje Problema

Što je prvo što radimo kad stignemo na posao (ili ponekad čim se probudimo)? - Provjeri e-poštu, zar ne? Ponekad ne znamo kakav će nam biti dan dok ne pročitamo svaku e-poštu u pristigloj pošti.

U mnogim našim ranijim člancima istaknuli smo važnost dobra Komunikacijske vještine kako biste učinkovito prenijeli poruku ciljanoj publici - jedna od važnih Meke vještine za testere .

U ovom ćemo se članku usredotočiti na jedan određeni odjeljak pisane komunikacije - e-pošta.

Kako napisati učinkovitu e-poštu

Dijelimo nekoliko savjeta i trikova kako bismo komunikaciju putem e-pošte učinili glatkijom i učinkovitijom. To se odnosi na sve timove, a ne samo na QA tim.

Komunikacija putem e-pošte

Recimo da ste dobili ovu e-poštu:

E-adresa # 1

Do: Ispitni tim
Predmet: QA ažuriranje
Tijelo:
Tim,
Došlo je do neočekivanog kašnjenja u implementaciji koda u scensko okruženje. Iz nekog se razloga kod promiješao i ne znamo kada će se ti problemi riješiti. Morat ćemo odgoditi svoje aktivnosti, ne znamo do kada. Zato angažirajte y sebe u ostalim aktivnostima ispitivanja.

Zahtjev za promjenom CR0100H68 planira se pojaviti u proizvodnji do kraja ovog mjeseca. Molim vas, pređite na dokument s točke dijeljenja i dajte mi procjenu.

Hvala.
X, QA tim.

Mislite li da je e-pošta učinkovita? Usporedite ga sa sljedećim:

E-adresa # 2

Do: Ispitni tim
Predmet: Implementacija koda okruženja za postavljanje odgođena - na neodređeno vrijeme i CR0100H68 - potrebna je analiza
Tijelo:
Pozdrav tim,
Danas imam dva ažuriranja za tim.

# 1) Problemi s postavljanjem okruženja za postavljanje:

  • Iz neočekivanih razloga, implementacija koda okruženja za odlaganje kasni - još nema ETA-e. Moramo odgoditi naše inscenacijske aktivnosti dok ne dobijemo daljnja ažuriranja.
  • Molimo vas da radite na izradi predložaka za reviziju kvalitete dok se ona ne riješi.

# 2) Novo ažuriranje i zadaci za zahtjev za promjenom CR0100H68:

  • Očekuje se da će se objaviti do kraja mjeseca.
  • Molimo vas da pregledate dokumente i da me sutra obavijestite o sljedećim detaljima do EOD-a.

- Koliko testnih scenarija trebamo?
- Koliko ćemo postojeće dokumentacije morati promijeniti?
- Koliko vremena za pisanje nove dokumentacije?
- Zahtjevi za testnim podacima?
- Vrijeme izvršavanja testa?

Hvala.
X, QA tim.

Da sam primatelj e-pošte br. 1, dogodilo bi se ovo:

  • Možda ga ne bih ni otvorio odmah, jer predmetni predmet ne predstavlja važnost sadržaja e-pošte.
  • Čak i da sam je otvorio - priznajmo, to je samo jedan velik dio riječi; u najmanju ruku zamorno.
  • Zadaci koje treba obaviti ili očekivanja od mene prilično su nejasni, tako da stvarno nemam pojma što učiniti.

Ali ako dobijem e-mail br. 2:

  • Znam o čemu se radi u e-poruci - naslov mi pomaže da pravilno pogodim ton onoga što se priopćava.
  • Sadržaj je jasno organiziran u nabrajane točke kako bi se olakšalo razumijevanje stvari.
  • Svi zadaci koje treba obaviti i ETA su jasno definirani kako biste znali što trebate učiniti.

Idealno bi bilo da podijelim poruku i pošaljem 2 zasebna e-maila o dvije teme o kojima pružam ažuriranja.
Ali to je vaš izbor.

Kao što vidite, poduzimanje jednostavnih mjera poboljšalo je kvalitetu komunikacije.

Smjernice koje komunikaciju putem e-pošte čine nježnijom i učinkovitijom

# 1) Organizirajte svoje misli prije nego što započnete sastavljati e-poštu.

#dva) Koristite redak predmeta u svoju korist - Postavite ton onoga što će e-pošta sadržavati. Primateljima, ako želite, na brzinu zavirite u ono što je unutra.

# 3) Upotrijebite zastavicu programa „E-pošta“ važno da biste signalizirali kritičnu komunikaciju, ali opet budite promišljeni u odluci što je važno. Na primjer, ako se testiranje ne može nastaviti zbog neke pogreške i svi timovi trebaju znati za to - označite e-poštu kao važnu.

# 4) Jasno definirajte namjeru e-pošte. Postoje 3 osnovna razloga za e-poštu

  • Dajete informacije - Budite otvoreni prema onome što pišete. Neka bude jasno, neka bude jednostavno. Neka bude sažet.
  • Tražite informacije - Što želite, kada želite, kako želite.
    Na primjer, Želim kopiju dokumenta plana ispitivanja od strane EOD-a. Molimo vas da stavite isto u zajedničku mapu projekta i javite mi . - Izjava poput ove reći će vam „Što - plan ispitivanja, kada - EOD i kako - smjestite ga u zajedničku mapu.
  • Priznanje - To su jednoslojni paketi i nemaju puno za njih. Tipično 'Hvala' ili 'Gotovo'.

# 5) Pokušajte provjeriti pravopis. Većina aplikacija za e-poštu dolazi s opcijom da ovu provjeru obave obavezno svaki put kad se pošalje e-pošta.

kako mogu ažurirati svoj bios windows 10

# 6) Kad ste uključeni u CC listu, to znači da je to FYI. Dakle, samo trebate znati što se događa, ali akcija se od vas ne očekuje.

# 7) Nemojte koristiti 'Odgovori svima' kad nije potrebno.

# 8) Da biste izbjegli da se e-pošta koju ste poslali više primatelja 'odgovori svima', BCC sve adrese e-pošte.

# 9) Budite osjetljivi. Kada dajete kritične ili negativne povratne informacije o nekoj osobi ili proizvodu, pokušajte to učiniti izravnim razgovorom s osobom ili pošaljite e-poštu samo toj jednoj osobi.

Predloženo čitanje = >> Alati za ispitivanje retka predmeta e-pošte

Još nekoliko savjeta kako izbjeći trenutke 'ups'

# 1) Adrese e-pošte dodajte u polja To, CC ili BCC na kraju nakon što sastavite e-poštu i budete zadovoljni sadržajem koji ste napisali. To je zato što ponekad možete slučajno pritisnuti 'send' prije nego što budete spremni i na kraju biti pošiljatelj nepotpune ili netočne e-pošte.

#dva) Kad se dogodi da ste slučajno poslali upola cjelovitu (ili napola nepotpunu, ovisno o vašoj filozofiji) e-poštu, postoji mogućnost opoziva za ispravak.

# 3) Ako ste novi u pisanju službenih poruka e-pošte, pokušajte zatražiti da ih vršnjak pročita prije nego što ih pošaljete i saznajte njegovo mišljenje.

# 4) Ne upotrebljavajte kolokvijalni izraz ili idiom ako ne znate što to znači. Na kraju ćete možda reći nešto neugodno, a e-pošta nakon što je poslana, prilično je postavljena u kamenu.

Zaista se nadam da će vam ovo pomoći da napišete bolje e-poruke. Podijelite svoja iskustva s nama.

Imate li još savjeta? Pošaljite svoje povratne informacije i slobodno komentirajte u nastavku.

Preporučena literatura

^